Ce que vous négociez doit se retrouver dans vos transactions.
Les prix, remises et conditions négociés perdent leur valeur s'ils ne sont pas correctement appliqués aux commandes ou aux factures. Les collaborateurs numériques rapprochent accords et transactions, repèrent les écarts pertinents et traitent les dossiers commerciaux selon vos règles.
Le problème économique
Les avantages convenus se perdent entre le contrat et la facture.
Contrats-cadres, tarifs et règles de remise sont répartis entre fournisseurs, sites et entités juridiques. Votre équipe retrouve l'accord applicable, contrôle les lignes de commande et de facture et suit les demandes de clarification. Avec de nombreuses transactions, ce contrôle prend du temps ; les écarts non détectés peuvent entraîner des trop-payés injustifiés.
Pour les responsables des achats, les équipes des opérations d'approvisionnement, des comptes créditeurs et des opérations financières qui gèrent les commandes récurrentes et les données distribuées sur les contrats et les factures.
Dossier
Trois documents. Une différence à résoudre.
Comparaison de 240 unités du même article. Les prix unitaires nets sont comparables. Une éventuelle modification de prix convenue séparément doit encore être vérifiée par les responsables métier.
| Document | Référence | Prix unitaire | 240 unités |
|---|---|---|---|
| Contrat | V-204 | 9,50 € | 2 280 € |
| Bon de commande | B-831 | 9,50 € | 2 280 € |
| Facture | R-612 | 10,00 € | 2 400 € |
Différence nette identifiée · en attente de clarification
(10,00 € − 9,50 €) × 240 = 120 €. La facture de cet exemple n’a été ni modifiée ni bloquée ; aucun paiement évité n’est attesté.
Sources liées
- Version du contrat V-204
- Ligne de commande B-831/10
- Ligne de facture R-612/10
Consulter le chèque impayé
Existe-t-il un accord spécial valable ? Le responsable des achats vérifie le contexte et approuve la demande.
Données fictives, arrondies dans la devise affichée. Ne pas additionner les montants des différents états de traitement.
Le travail pris en charge par Digamma
Prendre en charge les données. Faire avancer les actions.
- 01
Recenser les accords
Structurer contrats, tarifs et accords de remise avec leurs périodes de validité et leurs exceptions. Présenter les clauses ambiguës aux responsables métier avec le contexte nécessaire à leur décision.
- 02
Contrôler les transactions en continu
Dans le cadre du service convenu, rapprocher commandes et factures des conditions applicables. Associer articles, quantités, prix et remises et repérer les écarts pertinents.
- 03
Traiter les écarts
Documenter les dossiers et leur calcul, préparer les corrections et suivre les demandes de clarification. Exécuter les étapes approuvées et maintenir l'état de traitement convenu.
Ce que votre équipe reçoit
Des conditions appliquées. Des écarts traités et tracés.
Achats et finance reçoivent le rapprochement entre accord, commande et facture, avec les pièces justificatives et l'état du traitement. Digamma documente les dossiers, prépare les corrections et suit les demandes de clarification. Vous protégez ainsi vos accords d'achat existants ; un trop-payé évité n'est comptabilisé qu'avec un justificatif.
La valeur économique
Value Protection protège ce que vous avez déjà négocié. Sa valeur économique provient de conditions correctement appliquées et d'exceptions traitées, tout en déchargeant votre équipe des contrôles récurrents.
- Moins de contrôles manuels des commandes et des factures
- Moins d'écarts de prix et de remises non détectés
- Une meilleure application des accords d'achat existants
- Des corrections documentées et potentiellement moins de trop-payés injustifiés
Mise en place
Commencer avec vos données. Poursuivre avec un service exploité.
Nous commençons par vos accords et un ensemble défini de transactions. Les cas réels permettent de vérifier les rapprochements, les exceptions et la qualité du contrôle. Après réception, nous convenons de la fréquence des contrôles, des règles de traitement, des validations et des accès aux systèmes pour l'exploitation continue.
- 01
Définir le travail
Vérifier les données et les cas réels. Convenir du périmètre, de la qualité et des validations métier pour le travail pris en charge.
- 02
Mettre en œuvre et réceptionner
Configurer les accès et le traitement. Vérifier et réceptionner les résultats et la gestion des exceptions avec votre équipe.
- 03
Exploiter en continu
Digamma surveille le traitement, gère les incidents techniques et améliore le processus convenu.
Données et validations métier
Approbation humaine
Les décisions appartiennent aux personnes responsables.
- Comment interpréter les clauses contractuelles ambiguës et les accords particuliers
- Si une différence est justifiée et comment approcher le fournisseur
- Si les paiements, les commandes ou les écritures comptables sont modifiés ou approuvés
Décisions commerciales, interprétation des contrats, paiements et écritures comptables respectent vos responsabilités et vos autorisations.
Accès aux données et au système
Travaillez avec vos sources faisant autorité.
- Contrats et conditions
- Versions approuvées, listes de prix, règles de remise, périodes de validité et exceptions documentées.
- Opérations
- Lignes de bon de commande et de facture, y compris les références des fournisseurs, des articles et des contrats.
- Processus de révision et autorisations
- Rôles commerciaux responsables, règles d'approbation et accès convenu. Aucun blocage de paiement ni modification comptable sans autorisation appropriée.
Des exports autorisés peuvent suffire au démarrage. Intégrations et droits d'écriture sont convenus pour chaque processus.
Managed Digital Workforce
Un service exploité. Au-delà d'un simple tableau de bord.
Digamma développe, intègre et exploite les collaborateurs numériques pour votre processus. Votre équipe reçoit des dossiers traités et des résultats documentés. Périmètre du service, qualité, responsabilités de contrôle et escalades sont convenus avant l'exploitation.
Work, not software.
Quel travail mobilise votre équipe et quelle valeur reste inexploitée ?
Parlons d'un processus concret, de vos données et du résultat économique à atteindre.