Was Sie verhandelt haben, muss auch tatsächlich ankommen.
Verhandelte Preise, Rabatte und Konditionen verlieren ihren Wert, wenn sie in Bestellungen oder Rechnungen nicht korrekt angewendet werden. Digitale Mitarbeiter gleichen Vereinbarungen und Transaktionen ab, erkennen relevante Abweichungen und bearbeiten kaufmännische Klärfälle nach Ihren Regeln.
Das wirtschaftliche Problem
Vereinbarte Vorteile gehen zwischen Vertrag und Rechnung verloren.
Rahmenverträge, Preislisten und Rabattregeln liegen über Lieferanten, Standorte und Gesellschaften verteilt. Ihr Team sucht die gültige Vereinbarung, kontrolliert Bestell- und Rechnungspositionen und verfolgt Rückfragen. Bei vielen Transaktionen kostet diese Kontrolle Zeit; nicht erkannte Konditionsabweichungen können zu ungerechtfertigten Überzahlungen führen.
Für Einkaufsleitung, Procurement Operations, Kreditorenbuchhaltung und Finance Operations bei wiederkehrenden Bestellungen und verteilten Vertrags- und Rechnungsdaten.
Arbeitsakte
Drei Belege. Eine zu klärende Differenz.
Vergleich von 240 Stück desselben Artikels. Die Netto-Einzelpreise sind vergleichbar. Ob eine gesonderte Preisänderung vereinbart wurde, muss noch fachlich geprüft werden.
| Beleg | Referenz | Preis / Stück | 240 Stück |
|---|---|---|---|
| Vertrag | V-204 | 9,50 € | 2.280 € |
| Bestellung | B-831 | 9,50 € | 2.280 € |
| Rechnung | R-612 | 10,00 € | 2.400 € |
Erkannte Nettodifferenz · Klärung offen
(10,00 € − 9,50 €) × 240 = 120 €. Die Rechnung wurde im Beispiel weder geändert noch gesperrt; eine vermiedene Zahlung ist nicht belegt.
Zugeordnete Quellen
- Vertragsversion V-204
- Bestellposition B-831 / 10
- Rechnungsposition R-612 / 10
Offene Prüfung ansehen
Liegt eine gültige Sondervereinbarung vor? Die zuständige Einkaufsrolle prüft den Kontext und gibt die Rückfrage frei.
Fiktive Daten, in angezeigter Währung gerundet. Bearbeitungsstände nicht addieren.
Was Digamma übernimmt
Datenarbeit übernehmen. Maßnahmen voranbringen.
- 01
Vereinbarungen erfassen
Verträge, Preislisten und Rabattvereinbarungen mit Gültigkeiten und Ausnahmen strukturiert erschließen. Unklare Klauseln mit dem richtigen Kontext zur Fachentscheidung vorlegen.
- 02
Transaktionen kontinuierlich kontrollieren
Bestellungen und Rechnungen im vereinbarten Betrieb gegen die geltenden Konditionen abgleichen. Artikel, Mengen, Preise und Rabatte zuordnen und relevante Abweichungen erkennen.
- 03
Abweichungen bearbeiten
Klärfälle mit Berechnungsgrundlage dokumentieren, Korrekturen vorbereiten und Rückfragen nachverfolgen. Genehmigte Schritte ausführen und den vereinbarten Bearbeitungsstatus sicherstellen.
Was Ihr Team erhält
Angewendete Konditionen. Nachvollziehbar bearbeitete Abweichungen.
Einkauf und Finance erhalten den Abgleich von Vereinbarung, Bestellung und Rechnung samt Belegen und Bearbeitungsstand. Digamma dokumentiert Klärfälle, bereitet Korrekturen vor und verfolgt Rückfragen. So schützen Sie bestehende Einkaufsvereinbarungen; eine vermiedene Überzahlung zählt erst mit entsprechendem Nachweis.
Der wirtschaftliche Hebel
Value Protection schützt, was Sie bereits verhandelt haben. Der wirtschaftliche Hebel liegt in korrekt angewendeten Konditionen und bearbeiteten Ausnahmen – zusätzlich zur Entlastung Ihres Teams von wiederkehrender Kontrollarbeit.
- Weniger manuelle Kontrolle von Bestellungen und Rechnungen
- Weniger unentdeckte Preis- und Rabattabweichungen
- Bessere Durchsetzung bestehender Einkaufsvereinbarungen
- Belegte Korrekturen und potenziell weniger ungerechtfertigte Überzahlungen
Einführung
Mit Ihren Daten starten. Im Betrieb weiterarbeiten.
Wir beginnen mit Ihren Vereinbarungen und einer klar definierten Transaktionsmenge. An realen Fällen prüfen wir Zuordnung, Ausnahmen und Kontrollqualität. Nach Abnahme werden Prüfrhythmus, Bearbeitungsregeln, Freigaben und Systemzugänge für den laufenden Betrieb festgelegt.
- 01
Arbeit festlegen
Daten und reale Fälle prüfen. Umfang, Qualität und fachliche Freigaben für den übernommenen Prozess vereinbaren.
- 02
Einführen und abnehmen
Zugänge und Verarbeitung einrichten. Ergebnisse und Ausnahmebehandlung mit Ihrem Team abnehmen.
- 03
Laufend betreiben
Digamma überwacht die Verarbeitung, bearbeitet technische Störungen und verbessert den vereinbarten Ablauf.
Daten und fachliche Freigaben
Menschliche Freigabe
Entscheidungen bleiben bei den Verantwortlichen.
- Wie unklare Vertragsklauseln und Sondervereinbarungen auszulegen sind
- Ob eine Abweichung gerechtfertigt ist und wie der Lieferant angesprochen wird
- Ob Zahlungen, Bestellungen oder Buchungen geändert oder freigegeben werden
Kaufmännische Entscheidungen, Vertragsauslegung, Zahlungen und Buchungen erfolgen nach Ihren Zuständigkeiten und Berechtigungen.
Daten und Systemzugänge
Mit Ihren maßgeblichen Quellen arbeiten.
- Verträge und Konditionen
- Freigegebene Fassungen, Preislisten, Rabattregeln, Gültigkeiten und dokumentierte Ausnahmen.
- Transaktionen
- Bestell- und Rechnungspositionen einschließlich Lieferanten-, Artikel- und Vertragsreferenzen.
- Klärweg und Berechtigungen
- Zuständige Fachrollen, Freigaberegeln und vereinbarte Zugänge. Keine Zahlungssperre oder Buchungsänderung ohne entsprechende Autorisierung.
Freigegebene Exporte können für den Start genügen. Integrationen und Schreibrechte werden für den jeweiligen Prozess vereinbart.
Managed Digital Workforce
Eine betriebene Arbeitsleistung. Kein weiteres Dashboard.
Digamma entwickelt, integriert und betreibt die digitalen Mitarbeiter für Ihren Arbeitsprozess. Ihr Team erhält bearbeitete Fälle und belegte Ergebnisse. Serviceumfang, Qualität, Review-Aufgaben und Eskalationswege werden vor dem Betrieb vereinbart.
Work, not software.
Welche Arbeit bindet Ihr Team – und welchen Wert lassen Sie liegen?
Besprechen wir einen konkreten Prozess, Ihre Daten und das wirtschaftliche Ergebnis, auf das wir hinarbeiten.