Digitaler Mitarbeiter · Order Intake
Auftragseingang automatisieren.
Digamma übernimmt Ihren Auftragseingang: Bestellungen aus E-Mail, PDF oder Excel erfassen, Angaben prüfen und das vereinbarte Ergebnis in Ihre Systeme übergeben. Wir entwickeln, integrieren und betreiben die digitalen Mitarbeiter dafür.
Auftragsakte / B-2048
Eine Bestellung. Alle Prüfgrundlagen.
INDUSTRIEKundenbestellung
B-2048
Auszug aus 12 Positionen
Position 07 bleibt mit ihrer Originalquelle verknüpft.
bestellung_B-2048.pdf Quelle erhalten
- Kunde & Lieferadresse
- ✓ 10482 · zugeordnet
- Artikel & Mengen
- ✓ Referenzdaten abgeglichen
- Bestellreferenz
- ✓ Keine Dublette im Beispiel
Kondition weicht ab.
Vertriebsinnendienst prüft die abweichende Kondition. Die Übergabe wartet auf berechtigte Freigabe.
Aus der Projektarbeit
PDF und Excel. Geprüfter TXT-Output. Ein eigener Review-Pfad.
In einem Industrieprojekt wurden PDF- und Excel-Bestellungen in strukturierten TXT-Output überführt. Ein separater Review-Pfad bereitet offene Fälle vor. Die erste Version wurde getestet; die konkrete Produktionsübergabe bleibt Teil des vereinbarten Projekts.
Die Arbeit hinter dem Vorgang
Aus verteilten Informationen wird eine bearbeitbare Auftragsakte.
E-Mail, Anhänge, Stammdatenprüfung und ERP-Übergabe gehören zu demselben Auftrag. Die Arbeit wird im vereinbarten Umfang bearbeitet und nachvollziehbar dokumentiert.
Bestellungen erfassen
Bestellungen und zugehörige Anhänge aus den vereinbarten Kanälen zusammenführen. Kundenreferenzen zuordnen und mögliche Dubletten prüfen.
Daten abgleichen
Kunden, Lieferadressen, Artikel, Mengen, Konditionen und Wunschtermine gegen die freigegebenen Referenzdaten prüfen.
Klärung vorbereiten
Fehlende oder widersprüchliche Angaben mit Quelle und Kontext aufbereiten. Rückfragen und Freigaben folgen dem festgelegten Verfahren.
Ergebnis übergeben
Die vereinbarte Importdatei oder den Auftrag im definierten ERP-Zustand liefern. Übergabe und offene Entscheidungen dokumentieren.
Standardfall und Ausnahme
Derselbe Auftrag. Ein klarer Bearbeitungsstand.
Standardfall oder Preisabweichung: Wechseln Sie zwischen zwei Abläufen mit Beispieldaten. Kaufmännische Ausnahmen warten auf die berechtigte Freigabe.
Bearbeitungsergebnis
Der Auftrag ist im ERP angelegt.
Kunde, Artikel und Konditionen sind geprüft. Die Rückmeldung aus dem Zielsystem bestätigt die Übergabe.
Übergabe bestätigtNächster Schritt
Ihr Team arbeitet im ERP weiter.Für diesen Beispielauftrag ist keine fachliche Entscheidung offen.
Prüfdetails ansehen
Kundenbestellung · PDF / E-Mail
12 Positionen. Ein Auftrag.
- Kunde
- Muster Industrie GmbH
- Bestellnummer
- B-2048
- Kundennummer
- 10482
Vereinbarter ERP-Zustand erreicht
Im Beispiel wurde der Auftrag angelegt und die ERP-Bestätigung dokumentiert. Der tatsächliche Endzustand wird für Ihren Prozess vereinbart.
Die Ansicht zeigt einen möglichen Ablauf mit Beispieldaten. Eingänge, Prüfungen und Übergabe werden für Ihren Prozess vereinbart.
Lieferzustand
Was genau gilt als erledigt?
Wir vereinbaren vor dem Start, welches Ergebnis Digamma liefert und wie die Übergabe bestätigt wird.
TXT / CSV
Importdatei
Die geprüften Daten werden im vereinbarten Format bereitgestellt. Der anschließende Import ist nur dann Teil der Leistung, wenn er ausdrücklich vereinbart ist.
Bereitgestellt ≠ importiertAuftragsentwurf
Vorbereiteter Auftrag
Der Auftrag liegt im festgelegten Systemzustand zur Prüfung oder Freigabe vor. Vorbereitung und Buchung sind unterschiedliche Ergebnisse.
Vorbereitet ≠ gebuchtSystemrückmeldung
Bestätigte ERP-Übernahme
Soweit vereinbart und freigegeben, wird der Auftrag im Zielsystem angelegt oder gebucht. Die Rückmeldung des Systems bestätigt den vereinbarten Endzustand.
Bestätigung dokumentiertSysteme und Verantwortung
In Ihre Prozesse integriert. Fachlich kontrolliert.
Bestehende Systeme
Postfächer, Dokumentenquellen und ERP werden für den vereinbarten Ablauf verbunden. Datenzugang, Schnittstellen und Schreibrechte prüfen wir mit Ihrer IT.
Fachliche Entscheidung
Neue Konditionen, ungeklärte Stammdaten und kaufmännische Abweichungen gehen an die berechtigten Verantwortlichen. Konkrete Delegationen werden separat festgelegt.
Nachvollziehbare Arbeit
Quellen, Prüfschritte, offene Punkte und Freigaben werden für die vereinbarte Übergabe dokumentiert. Aufbewahrung und Zugriffsrechte richten sich nach dem Betriebsmodell.
Laufender Betrieb
Digamma überwacht die Verarbeitung, bearbeitet technische Fehler und setzt abgestimmte Anpassungen um. Servicezeiten, Review-Aufgaben und Eskalationswege werden vereinbart.